Projektų valdymo lyderiai ir kompanijų, orientuotų į projektų vadybą vadovai retai kada turi laiko ir noro peržiūrėti besibaigiantį projektą bei išanalizuoti padarytas klaidas, patirtas nesėkmes, įgytas praktines pamokas, o taip pat pabrėžti sėkmingas akimirkas ir atkreipti dėmesį į tai, kas lėmė sėkmingą projekto baigtį arba nesėkmę.
Projekto peržiūra yra labai geras įrankis tobulėjimui – joks teorijos seminaras ar simuliaciniai metodai negali pakeisti tokio tipo mokymosi.
Projekto valdymo lyderis bei komandos nariai yra pranašesni už tuos, kurie tik per ilgai besikartojantį procesinį projektų valdymą, per neleistinai ilgą laiką įgyja patirties ir kartais išvengdami anksčiau patirtų kliūčių, tobulėja. Dėl to kenčia kompanija- jos savininkai, komandos nariai, o projekto vadovo išprusimas bei metodologija ir projektinių sprendimų taikymas yra neaukšto lygio.
Galima išskirti 10 tezių, kurios gali pagelbėti organizacijai tobulinti savo projekto valdymo įgūdžius, taikant tokio pobūdžio metodiką.
1. Įpareigokite daryti projekto peržiūras. Padarykite jas savo projektų valdymo metodikos ir procesų dalimi, arba projekto baigimo ceremonijos dalimi, net organizacijos kultūros dalimi. Visi projekto komandos nariai privalo nuolat tobulėti ir analizuoti, kaip projektus įgyvendinti geriau, efektyviau, pelningiau.
2. Ataskaita turi ruošti visi projekto dalyviai. Duokite užduotis visiems projekto dalyviams bent kiek aprašyti projektą (geriausia pagal SWOT analizę). Užtektų padaryti trumpą užsakovų, finansuotojų ir kitų aukšto lygio projektų dalyvių apklausą ir pasižymėti pastabas. Atgalinis ryšys iš užsakovo, klientų yra ypač svarbus.
3. Projekto vadovas – esminė figūra. Labai didelis dėmesys turi būti skiriamas projekto vadovo apibūdinimui. Jo kompetencija, bendravimo, problemų sprendimo, uždavinių sprendimo, praktinio teorijos taikymo, emocinio intelekto bei kitų asmenybės bei profesinių bruožų apibūdinimas projekto vadovui yra esminis faktorius plėtojant asmeninę kompetenciją projekto valdymo srityje.
4. Būtina surengti renginį-diskusiją, kad visi dalyviai galėtų išsisakyti, pasidžiaugti sėkme ar pasidalinti nesėkmės naštą.
5. Nereikia susikoncentruoti ties klaidų bei nesėkmių analize. Jei stipriai akcentuosite blogąsias puses, gali atrodyti, kad projektas iš esmės nepasisekė, nors ir buvo pelningas. Geriau labai daug dėmesio skirti tam, kas vyko gerai, kad kitame projekte tą gerą pamoką būtų galima panaudoti vėl.
6. Nesistenkite surasti sprendimą peržiūros metu. Taip susikoncentruosite į keletą dalykų, o kiti projekto komandos nariai frustruos ir nervinsis bei nuobodžiaus. Palikite erdvės apmąstymams bei paprašykite sprendimus pateikti artimiausiu metu.
7. Nesistenkite išanalizuoti visų projekto problemų. Pasirinkite tris-keturias esmines problemas, kurios turėjo didžiausią teigiamą arba neigiamą įtaką projektui.
8. Susisteminkite visų pasisakymus. Galima padaryti SWOT analizės matricą.
9. Atlikite tokias peržiūras kas pusę metų. Nesvarbu, kad kiti projektai dar nesibaigę, tačiau analizė ir jos taikymas projektui dar nesibaigus yra iš esmės pagrindinis sėkmės faktorius. Jeigu pavyktų tokia taktika, galima tai pritaikyti ir kituose vykstančiuose projektuose.
10. Taikykite išmoktas pamokas. Nieko nėra vertingiau, kaip tik gera teorija, pagrįsta praktiniais įvykiais, pritaikoma tam, kad ateityje būtų galima išvengti keblumų bei pritaikyti sėkmingai išmoktas pozityvias pamokas.
Dažnai galime pasiteisinti, kad tokiems žaidimams nėra laiko, bet iš esmės tik trumparegis vadovas galėtų paneigti tokios analizės ir tobulėjimo metodikos reikšmingumą kompanijos bei asmenybių profesiniam tobulėjimui.