Kaip išvengti nesuplanuoto laiko žabangų

Egzistuoja toks tipas žmonių, kurie niekur nespėja, daug dirba, bet vis tiek nespėja padaryti svarbiausių darbų, dėl to gyvena nuolatiniame strese, yra dirglūs, pikti, nepatenkinti savimi ir aplinkiniais.

Tačiau įmanoma gyventi ir dirbti, veikiant teigiamoms emocijoms, jaučiant pasitenkinimą savimi, Visa tai turi didelę įtaką žmogaus protinei veiklai, darbingumui, sėkmingam tikslų įgyvendinimui.

Planuoti ar neplanuoti?

Dar visai neseniai buvo madinga būti be galo užimtam, dirbti be jokių atostogų, savaitgalių. Tačiau ši mada pamažu dingsta ir ateina nauja, darbų planavimo era, kurioje frazė „aš visiškai neturiu laiko“ netenka savo galios.

Suplanuotas laikas motyvuoja dirbti, kelia darbo produktyvumą, skatina susitelkti ties prioritetiniais darbais, padeda išvengti atidėliojimo, o suplanuotos veiklos rezultatas dienos pabaigoje yra nesunkiai pastebimas. Neplanuojant savo laiko blaškomasi ir šokinėjama nuo vienos veiklos prie kitos, nuo telefono skambučio prie susitikimo, nuo aktyvaus kūrybinio darbo prie pokalbio su tiekėju. Neplanuojant savo tikslų, daugiau dėmesio skiriama pašaliniams, netiesioginiams darbams, kolegų prašymams, o tokiu būdu apleidžiamos pagrindinės mūsų pareigos.

Tad išvada yra viena: kiekvienas darbas yra tikslas, o tikslus reikia planuoti, nes, norėdami jų pasiekti, privalome valdyti situaciją, o ne situacija turi valdyti mus.

Sėkmės siekiantis protas

Naujausi žmogaus smegenų tyrimai rodo, kad smegenys ieško sėkmės ir tiesos. Šis atradimas yra toks pat reikšmingas kaip ir anglų mokslininko Izaoko Niutono gravitacijos dėsnio atradimas. Įsivaizduokime, ką darys smegenys, jei nežinos, kas nutinka žmogui susidūrus su 50 tonų sveriančia mašina, kuri lekia 100 kilometrų per valandą greičiu? O dabar pamąstykime, ką darys protas, jei jis nebus įdarbinamas, gyvens nerezultatyvios informacijos kaupimo režimu?

Norėdami išlaikyti jį efektyvų, budrų ir vedantį į kalno viršūnę, turime žinoti savo tikslus, siekius, numatyti trokštamus rezultatus ir planuoti laiką taip, kad visa tai būtų pasiekta ir įgyvendinta. Pagalvokite, jei mes savo sėkmės trokštančias smegenis apkrausime smulkiais darbais, kokį rezultatą gausime? Atsakymas tik vienas – rezultatas bus smulkus bei menkavertis.

Įprotis dirbti smulkius, vidutinio naudingumo darbus, sumažina realias žmogaus galimybes pasiekti daugiau tiek asmeninėje, tiek profesinėje veikloje. O didesnes galimybes tobulėti ir kopti karjeros laiptais gauna tie, kurie nevengia didelės apimties darbų, prisiima atsakomynę už jų įgyvendinimą, sugeba susitelkti ties pagrindinėmis pareigomis ir taip siekia įmonės bei asmeninių tikslų.

Savo laiko ir sėkmės planavimas – tai įgūdis, padedantis priimti sprendimus, reikšmingus tikslų siekimui ir jų įgyvendinimui, panaudojant kuo mažiau turimų resursų ir laiko sąnaudų, nes protas siekia tiesos, o gudrumas – naudos.

Laikas – sėkmės garantas

Laikas gali tapti mūsų pagalbininku, jeigu mes sugebėsime kiekvieną jo atkarpą, kiekvieną jo fragmentą išnaudoti rezultatyviai, efektyviai ir kūrybingai. Mūsų laikas – tai tarsi radijo imtuvas su daugybe stočių. Mes radijo imtuve gaudome bangas, trokšdami rasti, kur skamba mūsų mėgstama daina. O ar gaudome mes laiko stotis darbe, ar sąmoningai ieškome tos veiklos, kuri yra naudingiausia ir sėkmingiausia mūsų asmeniniam ir profesiniam gyvenimui?

Laikas – pats svarbiausias neatsinaujinantis resursas, duotas kiekvienam žmogui. Tačiau vieni per tą patį laiką nuverčia kalnus, o kiti… Produktyviai dirbantys žmonės pasižymi dviem savybėmis – sugebėjimu numatyti, kokia veikla jiems atneš daugiausiai naudos ir sugebėjimu nenukrypti nuo savo prioritetinių tikslų. Atlikę kiekvieno darbo ar veiklos analizę per šią prizmę, tokie sėkmingai dirbantys asmenys kiekvieną dieną bent žingsniu stengiasi priartėti prie trokštamo rezultato, atsisakydami to, kas trukdo jį pasiekti. Tad suformuluokime sau aiškų tikslą ir sistemingai bei nuosekliai siekime aiškaus rezultato.

Nesėkmės – dėl delsimo

Žmogaus protas yra tarsi raumuo. Nuolat dirbdamas jis tampa stipresnis, pajėgesnis ir atsparesnis nenumatytiems pokyčiams, kurie sukelia stresą ir įtampą. Šie vidiniai žmogaus pojūčiai atima energiją, žlugdo troškimą siekti tikslo ir leidžia formuotis nepageidaujamiems darbų atidėliojimo įgūdžiams.

Kiekvienos nesėkmės priežastis yra nesuplanuoti veiksmai, nes 80 proc. trukdžių, kurie sulaiko mus, kai stengiamės pasiekti savo tikslą, yra vidiniai. Jie tūno mumyse ir priklauso nuo mūsų asmeninių savybių, įpročių ir drausmės. Ir tik 20 proc. trukdžių yra išoriniai veiksniai.

Pasak verslo konsultacijų kompanijos „Erra“ psichologo Roberto Ambrazevičiaus, darbus atidėlioja psichasteninio asmenybės tipo žmonės. Jų darbų atidėliojimo priežastis yra ne tingėjimas, o baimė pradėti daryti darbą, patirti nesėkmę, nepasiekti užsibrėžtų tikslų, būti neįvertintam. Tai neurotinė baimė, kylanti iš paties žmogaus vidaus.

Tad pats patikimiausias būdas išvengti delsimo yra negalvoti apie sudėtingą darbą, kuris laukia ateityje, o susitelkti ties tuo, kurį reikia atlikti šiandien. Jei negalime pakeisti to, kad vadovas paveda atlikti darbus, kurių neišmanome ir dėl šios priežasties delsiame juos įgyvendinti iki paskutinio termino, tai keiskime požiūrį, ir vietoj atidėliojimo iš karto sukurkime darbo įgyvendinimo planą, numatydami terminus kiekvienam etapui, pasirinkdami efektyviausias priemones bei pasitelkdami į pagalbą komandą. Tokiu būdu išvengsime nepasitenkinimo jausmo, nes įgyvendinę bet kokios apimties ir sudėtingumo darbą, visada pajusime energijos, entuziazmo ir savigarbos antplūdį.

Sėkmingas laiko planavimas

Darbo laiko planavimas – tai taip pat darbas, kuris atima bent 30 minučių mūsų brangios dienos. Radus ir įvaldžius bent vieną laiko planavimo įrankį, šį pusvalandį galima sutrumpinti iki 15 minučių ir likusį laiką paskirti kitai prasmingai veiklai.

Tačiau paprasčiau yra pasakyti nei padaryti. Dauguma dirbančių žmonių supranta, kad laiką planuoti verta, stengiasi tai daryti, tačiau tik prasidėjus darbo dienai visi planai žlunga, nes užgriūna nenumatyti darbai, kuriuos taip pat reikia įgyvendinti. Ir vis dėlto dirbti parengto darbų plano režimu yra įmanoma.

Kiekvienos minutės išnaudojimo pagrindas yra algoritmas. Jo esmė – keturi kriterijai, kuriais vadovaujantis galima nustatyti, kas turi pirmenybę jūsų laiko plane. Planuojant savo laiką, svarbu atkreipti dėmesį į vietos kontekstą (ką aš galiu padaryti ten, kur esu), laiką (kada aš galiu padaryti ką nors kita), energiją (produktyvios mano valandos) ir prioritetus (tai, kas man atneš daugiausiai naudos).

Pavyzdžiui, esame susitarę dėl susitikimo su notaru, laukia verslo pietūs su verslo partneriu, susitikimas su banko vadybininku. Ir visi šie darbai numatyti mieste, o ne biure. Optimaliausias būdas efektyviai išnaudoti savo laiką – tai pasistengti, jog visi šie susitikimai įvyktų vietos kontekste. Kadangi notaro biuras yra miesto centre, galime išsirinkti puikų restoraną, esantį netoliese, ir papietauti su verslo partneriu, o iš karto po pietų užsukti į banką sutvarkyti reikalingus dokumentus.

Planuodami laiką vietos kontekste, sutaupome bent valandą, kurią galėjome sugaišti kelionėms iš vieno miesto galo į kitą. Tuomet šį sutaupytą laiką galime panaudoti ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui, apsilankyti kelionių agentūroje ir išsirinkti kelionę atostogoms. Visi šie darbai gali būti įgyvendinami tuo metu, kai jau nuveikti didžiausi darbai, nes savo produktyviausias valandas išnaudojame tam, kas atneša mums daugiausiai naudos bei pasitenkinimo. Tad galime būti ramūs, nes žinome, kad šis algoritmas mums padės net tada, kai dienos eigoje atsiras nenumatytas „laiko vagis“.

Darbų eiliškumo pasirinkimas – tai kiekvieno mūsų asmeninis, intuityviai jaučiamas pasirinkimas. Benjamin Franklin knygoje „Patarimai jaunajam komersantui“ (1748 m.) yra rašęs: „Nuo tada, kai laikas įgavo vieningą matą ir dienos aukso luitai buvo sukalti į valandas, visų sričių specialistai kiekvieną minutę panaudoja savo pelnui didinti. O tie, kas leidžia savo laiką tuščiai yra ne kas kitas kaip pinigų švaistytojai.“

Šis įrašas buvo paskelbtas kategorijoje Psichologija su žyma , , , , , , , , , , , , , , , , . Įrašykite į adresyną nuolatinę nuorodą.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas.